Nên nhận tổ chức sự kiện đặc biệt không?

Các sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa mang tầm cỡ quốc gia, nếu các công ty tổ chức sự kiện có thể thầu được và tổ chức thành công sẽ là điểm nhấn đặc biệt trong hồ sơ năng lực của họ. Tuy nhiên, khi nào chúng ta cần phải từ chối "miếng bánh" đặc biệt đó.

Thường mất rất nhiều thời gian và nỗ lực của nhiều người để tổ chức một sự kiện quan trọng.  Và đôi khi bạn có thể tự hỏi rằng, sau nhiều đêm không ngủ, tất cả công sức bạn bỏ ra liệu có đáng?

Sẽ dễ dàng hơn để trả lời câu hỏi này nếu bạn mới tổ chức một sự kiện gây quỹ thành công. Nếu sự kiện thu được lợi nhuận thuận lợi và lành mạnh, mọi người đều vui vẻ khi ra về.

Tuy nhiên, hầu hết các sự kiện đặc biệt thường là kiếm được một đồng, chi một đồng. Vậy giá trị của sự kiện đặc biệt là gì? Tại sao luôn cần nỗ lực đến vậy để có thể tổ chức sự kiện đặc biệt?

Những gì sự kiện quan trọng để lại là di sản sự kiện. Thường thì di sản đó rất có giá trị mặc dù nó không thể được định lượng một cách dễ dàng. Về lâu dài có những nghi ngờ dành cho lợi ích sự kiện mang lại cho người tổ chức (Ví dụ như tổ chức Olympic, nước chủ nhà cần đầu tư khá nhiều từ cơ sở vật chất đến con người,… Nhưng sau khi sự kiện kết thúc, bể bơi, sân vận động tầm cỡ quốc tế sẽ nhanh chóng xuống cấp, bị bỏ phí. Điển hình là Hy Lạp mấp mé bờ vực rời khỏi EU vì vay vốn đầu tư Olympic quá lớn, không có điều kiện trả nợ).

Nên nhận tổ chức sự kiện đặc biệt không?

Tuy nhiên, di sản mà sự kiện đặc biệt để lại có giá trị hơn thế, nó bao gồm:

- Nâng cao tiêu chuẩn tiến hành sự kiện

- Khẳng định vị thế của đơn vị tổ chức sự kiện

- Mang đến nhiều cơ hội quảng bá cho nhà tài trợ

- Cải tiến cơ sở vật chất

- Cải thiện, nâng cao kĩ năng cho các tình nguyện viên.

Đôi khi không phải là dễ dàng để đưa ra quyết định về việc nên đặt giá thầu, và sau đó tổ chức một sự kiện lớn. Mọi người sẽ có quan điểm khác nhau phụ thuộc  vào mức độ thoải mái của họ với công việc có liên quan.

Dưới đây là danh sách kiểm tra (checklist) bạn mang theo để tham dự cuộc họp để có thể kiểm soát và đưa ra những quyết định đúng đắn, dễ dàng hơn. Nếu checklist không đầy đủ bạn nên nghĩ đến một số tiêu chí bổ sung.

Việc tổ chức sự kiện là nhiệm vụ trọng tâm của tất cả các đươn vị tổ chức sự kiện. Các sự kiện đặc biệt là chất xúc tác để cải tiến tổ chức và giúp các đơn vị tổ chức sự kiện tập trung nỗ lực của cá nhân theo hướng mục tiêu trung và dài hạn. Mặc dù tổ chức sự kiện đặc biệt tạo ra một khối lượng công việc lớn hơn nhưng những giá trị phía sau là không thể đong đếm đối với ban tổ chức. Tuy nhiên, thật ngu ngốc khi tiến hành tổ chức một sự kiện lớn mà không xem xét, tiếp cận các rủi ro. Nên tự đặt ra câu hỏi, liệu sự kiện này có mang lại lợi ích lâu dài hay không.

Có nên đấu thầu sự kiện hay không?

Nếu đơn vị của bạn có nhiệm vụ quyết định đấu thầu, và tổ chức, một sự kiện đặc biệt, ví dụ: Giải vô địch quốc gia, sự kiện mang tầm cơ quốc gia. Những câu hỏi dưới đây có thể giúp đưa ra quyết định nên hay không nên.

- Sự kiện này được tổ chức có hợp lý hay không? Nên dựa trên: các khoản lợi nhuận sự kiện mang lại , tình hình tài chính có gánh được chi phí tổ chức hay không?

- Bạn có thể xác định bất kỳ rủi ro nào dưới đây:

• Các nhân viên trong công ty tổ chức có thể bị “kiệt sức” vì cường độ công việc đối với họ là quá lớn.

• Thành công của sự kiện này phụ thuộc vào việc giành được một khoản trợ cấp hoặc tài trợ. Vậy khoản trợ cấp này có thể có được hay không, có quá khó khăn để có được trợ cấp này hay không?

• Điều kiện, cơ sở vật chất, thiết bị của đơn vị tổ chức sự kiện có đủ để đáp ứng nhu cầu của sự kiện đặc biệt hay không?

- Sự kiện này sẽ cải thiện thu nhập trong tương lai của tổ chức bạn như thế nào? Có khả năng là:

• Tổ chức của bạn sẽ kiếm được thu nhập thông qua các thành viên nhờ sức hút đến từ quảng cáo sự kiện.

• Tổ chức của bạn sẽ kiếm được nhiều thu nhập hơn bằng cách có thể chạy các sự kiện tương tự hoặc tốt hơn trong tương lai?

• Sự kiện này sẽ giúp tổ chức của bạn cải thiện cơ sở vật chất và điều này sẽ kéo dài lâu dài. Điều này có nghĩa là tổ chức của bạn có thể cung cấp nhiều hơn chương trình, dịch vụ tốt hơn vì đã nâng cấp thiết bị, cơ sở vật chất cho lần tổ chức này?

• Sự kiện này sẽ mang lại sự cải thiện lâu dài về khả năng tổ chức của bạn?

- Sự kiện của bạn sẽ ảnh hưởng như thế nào với những người trong đươn vị tổ chức sự kiện của bạn? Có khả năng là:

• Sự kiện này sẽ khuyến khích các thành viên của bạn nâng cao trình độ?

• Sự kiện này sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho tổ chức của bạn bởi vì nó sẽ cung cấp một cơ hội cho các thành viên phát triển các kỹ năng quản lý sự kiện, quản lý thể thao, câu lạc bộ,…?

- Sự kiện sẽ cải thiện hồ sơ năng lực của tổ chức bạn trong cộng đồng như thế nào? Có khả năng đó không?

• Sự kiện này sẽ tạo ra tác động chính trị tới các thành viên của quốc hội, các ủy viên hội đồng địa phương và điều này có thể có đem tới những lời mời tài trợ trong tương lai?

• Sự kiện này sẽ thúc đẩy quan hệ gần gũi hơn với các tổ chức cộng đồng khác như trường học, các tổ chức khác trong cùng một môn thể thao và các tổ chức khác trong các môn thể thao khác nhau.

• Sự kiện này sẽ nâng cao nhận thức của cộng đồng về tổ chức của bạn hoặc môn thể thao đó.

• Sự kiện này sẽ cung cấp cơ hội để chứng minh khả năng của đươn vị mình. Do đó bạn có khả năng đấu thầu và giành chiến thắng trong các sự kiện tương lai thậm chí còn nhiều cơ hội hơn thế.