Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện. Khi đã quyết định chọn địa điểm nào đó, bạn phải cân nhắc thật kĩ các yếu tố về mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện mà bạn sắp tổ chức.

1. Địa điểm đó có thuận tiện khi di chuyển:

Trước khi lưạ chọn, bạn hãy đi khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lí tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện. Với những hội nghị diễn ra dài ngày, bạn cũng có thể liên hệ bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

2. Có nhiều nhà hàng xung quanh:

Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì việc chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng, có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất. Đừng quên nhắc họ về quy mô sự kiện của bạn để họ có thể chiết khấu trong trường hợp bạn đặt số lượng bàn lớn.

3. Không gian tổ chức rộng rãi:

Nếu sự kiện của bạn đông khách mời, hãy tìm một nơi đủ lớn để chương trình diễn ra được chất lượng nhất. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa. Với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.

4. Cung cấp kèm theo các dịch vụ:

Ngoài việc phòng tổ chức sự kiện phải trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, internet… thì các dịch vụ tích hợp kèm theo cũng là điều đáng lưu tâm. Đó là tiệc ăn nhẹ trong thời gian giải lao, đồ uống giải khát hay các vấn đề vầ nhân viên phục vụ… Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.

5. Chi phí hợp lí:

Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Hãy bỏ ra nhiều công sức tìm kiếm thì địa điểm bạn tìm được chắc chắc sẽ mang lại sự hài lòng nhất.

6. Mức độ đảm bảo an toàn:

Nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm. Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp. Đừng chủ quan vì điều đó có thể khiến bạn phải hối hận.

Công ty TNHH Du lịch và Sự Kiện Liên Kết Việt
Địa chỉ: Phòng 705B, Đơn Nguyên B, tòa nhà Licogi 13, đường Khuất Duy Tiến, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
Hotline: 0983.686.183, điện thoại: 04 – 37858551
Email: info@vietlinktour.com/ Website: http://www.vietlinkevent.com